Todos escuchamos de vez en cuando esa vocecilla interior que nos da mil y una razones para no hacer ahora eso que tenemos que hacer.
“No vayas hoy al gimnasio porque hace muy buen tiempo y es una pena no aprovecharlo, total, vas a ir mañana”.” Un capítulo más de esta serie no es para tanto, te queda tiempo para estudiar después de verlo”.” Hoy no tienes mucho tiempo para cocinar (ese plato sano), mejor pide una pizza y mañana ya cocinas lo que dice la dieta.”
La lucha es constante entre lo que nos gustaría estar haciendo y lo que deberíamos estar haciendo. Algunas personas tienen una mayor capacidad de resistirse a esa vocecilla perezosa, son capaces de callarla rápidamente, otras, en cambio, necesitamos echar mano de alguna estrategia para poder ignorarla. No hay una solución mágica, no existe un mando a distancia con el botón “mute” que pulsar, así que no nos queda más remedio que aplicar un poco de esfuerzo y alguna que otra técnica de organización del tiempo que nos sirva a nuestro caso.
Hay infinidad de métodos que pueden ayudarnos a gestionar mejor nuestro tiempo. Hoy sólo nos vamos a centrar en un par de ellos.
Empecemos por lo más simple.
¿Quién no tiene a mano alguna agenda, cuaderno o agenda digital en su móvil u ordenador? Sea cual sea el método que prefieres, utilízalo para, al inicio de la semana, anotar las citas importantes de los próximos siete días, sólo aquello para lo que ya hay una fecha y hora concretadas, lo que, con toda seguridad, vas a estar haciendo.
Lunes- 09:00 Reunión Miércoles- 16:30 Dentista Domingo-Comida familiar
Cada noche, o a primera hora de la mañana, céntrate en el día siguiente, y haz una lista de tres tareas que tienes que hacer en esa jornada. Ten en cuenta el tiempo que requieren esas tareas, de manera que si vas a tardar muchas horas en realizarlas, acorta un poco la lista. Si acumulas más de tres, ordénalas. Asígnale a cada una un número -o un símbolo, si lo prefieres- que indique el orden el que deben ser realizadas.
(Suele ayudar poner en primer lugar la tarea más desagradable. Cuanto antes la hagas, antes dejarás de pensar en ella, táchala de la lista y la borrarás también de tu mente.)
Haz otra lista de aquellas tareas que te gustaría llevar a cabo pero sólo harás si te sobra tiempo. De este modo tendrás anotadas todas tus tareas y también tus prioridades.
Hoy tengo que: Si puedo haré:
3º llevar al perro al veterinario 2º lavar el coche
1º preparar la reunión 1º comprar regalo cumpleaños
2º redactar contrato compra-venta 3º ver el último capítulo de la serie
¡Pasa a la acción! Empieza siempre el día con la primera tarea de tu lista de cosas importantes. No te hagas trampas a ti mismo, no empieces la segunda tarea hasta que hayas finalizado –y tachado, eso es lo mejor- la primera de ellas. Y sigue el orden que tú mismo has decidido: primero las tareas importantes, luego las secundarias.
Haz sólo una cosa cada vez. Aunque en los últimos años parece que se ha puesto de moda eso de trabajar en multitarea, multitasking, no es un buen método para todo el mundo. Puede ser eficaz para ti si eres una persona muy activa, que necesita una cantidad considerable de estimulación y trabaja bien bajo presión, con una gran capacidad para dejarse absorber por el trabajo. La mayoría no somos así, y tratar de emular estas estrategias suele traernos problemas. Cada uno debe ser consciente de sus particularidades, puntos fuertes y débiles y adaptar el método de trabajo a ellos.
“Pero una vez empezada la tarea, me distraigo con mucha facilidad”.
Hay una técnica llamada Técnica Pomodoro, creada por un italiano, Francesco Cirillo en los años 80. Es una técnica de productividad que consiste en dividir el tiempo de trabajo en bloques de 25 minutos y descansos de 5 minutos. (El nombre (“tomate” en italiano) se debe a que él utilizaba un reloj de cocina con forma de tomate para medir el tiempo.)
La técnica pomodoro no es aplicable a todo tipo de trabajos. Hay tareas que requieren que seamos más flexibles con el tiempo, por ejemplo si en tu trabajo diario tienes frecuentes interrupciones de compañeros de trabajo o clientes. Si nuestra labor requiere mucho esfuerzo mental, mucha concentración, por ejemplo en trabajos creativos, o estudiar, “reiniciar” tu cerebro cada 30 minutos puede suponerte un coste demasiado grande.
¿Qué podemos obtener entonces de esta técnica?
Los defensores de la técnica argumentan que una parte de su efectividad consiste en su poca flexibilidad. Al ser tan estrictos con nosotros mismos, crearemos el hábito de concentrarnos plenamente durante un periodo de tiempo y de manera casi inmediata.
Teniendo en cuenta los inconvenientes que he mencionado antes, mi propuesta es la siguiente.
Me gusta la idea que hay detrás de la técnica, es decir, comprometerte al 100% con una actividad durante un tiempo predeterminado, sabiendo que vas a tener tu momento de descanso para hacer esas cosas que te apetece hacer y que son una tentación: contestar el mensaje de whatsapp, prepararte un café, etc. De esta manera, ya sabes cuándo vas a poder realizar estas cosas y puedes apartarlas de tu mente durante el periodo de trabajo. Aunque los minutos de trabajo variarán en función del tiempo y la concentración que la actividad necesite, es importante, eso sí, que el descanso tenga una duración determinada, para evitar la gran tentación de alargar esas pausas más de la cuenta.
Recuerda que la clave está en crear hábitos, pero siempre siendo flexibles. No es fácil, pero la mejor manera de aprender a hacerlo es haciéndolo.